司法部、国家档案局修订印发公证档案管理办法，请遵照执行

东莞万江律师获悉

各省、自治区、直辖市的司法厅（局）及档案管理部门，新疆生产建设兵团的司法局和档案局：

为了进一步完善公证档案的管理体系，确保公证档案得到妥善保护与合理运用，依据《中华人民共和国公证法》及《中华人民共和国档案法》等相关法律条文，司法部与国家档案局对《公证档案管理办法》（编号为1988年3月18日发布的（88）司发公字第062号文件）进行了修订工作。现将修订后的办法印发给你们，请根据实际情况认真执行。

司法部 国家档案局

2025年5月21日

（此件主动公开）

公证档案管理办法

第一章 总 则

为了强化公证档案的管理，确保公证档案得到妥善保护与合理运用，依据《中华人民共和国公证法》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施条例》以及《公证程序规则》等相关法律法规，结合公证业务及档案管理的实际情况，特制定本管理办法。

第二条：公证档案系公证机构在执行公证职能时直接产生的，包括保存价值显著的各类资料，如文字、图表、数据、图像、音频、视频等多样化的历史资料。此类档案构成了国家档案体系的关键组成部分。

国务院司法行政机构承担着全国性公证档案管理制度的拟定职责，同时，与国家档案管理部门协同，对全国范围内的公证档案实施监督、指导以及检查工作。

地方司法行政机构以及档案管理相关部门，对各自行政区域内公证档案的管理活动实施监督、引导与审核。

公证协会配合司法行政机关开展对公证档案工作的指导和培训。

第四条 规定，公证档案需进行统一管理，确保档案的完整性及安全性，以便于社会各界人士的查阅和使用。

第二章 管理工作职责

第五条，公证机构需依照法律规定选定并配置档案管理人员，其核心任务是：

负责对机构的档案进行搜集、归类、保存和统计，确保档案的接收、记录以及转交工作顺利进行，并积极推动档案的利用工作。

（二）指导、督促和检查公证文书材料立卷归档工作；

对公证档案实施周期性的数量核对，对存储状况进行细致的审查，同时构建检查与处理记录的账目。

（四）需妥善管理公证档案的使用，确保公证档案在公证机构指定的区域内得以查阅和摘录，并依照规定程序进行公证档案的复制。

（五）组织开展档案鉴定与销毁工作；

必须严格执行保密法规，切实承担保密责任，严禁对外透露国家机密、企业机密以及公民个人信息。

（七）完成与档案工作有关的其他任务。

第六条 规定，公证机构需构建符合国家标准要求的档案存储空间，并配备所需的各种设施与设备，强化档案的维护与管理，以保证档案资料的安全无虞。

第七条 公证机构若采用购买服务的形式委托档案服务企业负责公证档案的整理、寄存、开发利用、数字化加工以及电子档案管理技术的支持，必须对档案服务企业的信息安全保障水平及业务资格进行严格审查，并与企业签订委托协议，具体界定档案服务的范围及质量标准，并实施事前、事中、事后的全面监督。

档案服务企业需构建完善的档案服务管理规范，并运用高效的方法和技术工具，对场地、系统、设施及工作人员进行全领域监管，严格遵守保密安全规定，从而保障公证档案的实体、信息存储介质以及档案信息的安全。

第三章 整理与利用

第八条，一旦公证业务完成，亦或是公证机构决定不予进行公证或终止公证时，负责办理公证的人员需依照立卷归档的规定，迅速对材料进行整理并形成卷宗，同时要定期将卷宗交给档案管理人员，严禁拒绝归档或擅自保留归档材料。

第九条 公证档案的整理通常以卷为基本单位，依照每份证明对应一卷、每卷赋予一个编号的规则进行归档。若当事人出于相同目的申请多项公证，这些公证可以合并成同一卷。

第十条 规定，公证档案的整理必须保证公证文件资料完备无缺，图文内容字迹必须清晰可辨，同时格式应当遵循统一的标准。

第十一条 规定，存档的公证文件通常需为原始文件。具体而言，正卷的存档内容通常涵盖：

1.公证书正本；

2.公证书原本（审批稿、签发稿）；

3.公证申请表；

4.当事人的身份证明；

5.当事人提供的有关证明材料；

当事人需提交的证明文件的原件或副本，包括但不限于遗嘱、合同、委托书等。

7.告知书；

8.询问笔录；

9.审查、核实所取得的证明材料；

10.履行反洗钱义务形成的材料；

11.公证书领取回执、发送记录；

12.公证费收费凭证，减免申请与审批意见；

13.其他需要归档的文书材料。

公证机构内部就公证事项所形成的讨论观点以及相关的请示、批复等文件资料，需整理成副卷，并和正卷一同妥善保管。

第十二条规定，公证案卷需设立档号，其编制应遵循立卷归档的具体要求，具体结构为“全宗号+档案门类代码·年度+保管期限+业务类别代码+案卷号”。

第十三条 规定，对公证档案的运用涵盖了查阅、复制以及摘录等行为，原则上仅限于使用档案的正卷部分内容。

公证机构需设立一套档案使用规则，针对档案的保密级别、具体内容以及使用途径，明确划分不同的使用权限、适用范围，并规范相应的审批和登记程序。

第十四条 规定，本公证机构的工作人员在使用公证档案时，必须完成相应的审批和登记程序；在未获得允许的情况下，工作人员不得擅自将公证档案带出规定的区域。

第十五条规定，对于本公证机构之外的单位或个人，若使用公证档案，需按照以下情形进行处理：

司法行政机关及公证协会在因工作需求使用公证档案时，必须办理相应的登记程序。

监察、审判、检控、公安、国安等机构在办理案件过程中如需查阅公证档案，需提供官方公函，并完成相应的登记程序。

其他公证机构若因业务需求需查阅未标明为保密的公证档案，需提交申请书，并完成相应的登记流程。该申请书需详细说明档案使用的具体目的、使用范围及方式，同时需加盖该公证机构的公章。

公证当事人若需使用公证档案，需递交一份书面申请信及个人身份认证文件。在公证机构负责人批准并完成登记程序后，方可使用档案内的公证证书原件、申请人提供的相关证明文件以及申请证明所需的文书。若当事人委托他人代为申请，受托人还需出示授权使用公证档案的委托证明及自己的身份认证。若涉及单位当事人，还需提供相应的介绍信，以及法定代表人或负责人的身份证明文件，同时亦需提交受托人的身份证明材料。

（五）原则上，其他单位或个人不得使用公证档案。若因特殊情形确有必要使用，相关公证机构需向所在地司法行政管理部门提出申请，并取得其同意。

第十六条 明令禁止对公证档案进行篡改、破坏或伪造，确保其真实性与完整无缺。一旦公证机构察觉到档案遗失或受损，必须迅速向当地的司法行政机构及档案管理部门进行汇报，并积极实施相应的补救措施。

第四章 保管与销毁

第十七条 规定，公证档案的保存时限设定为十年、三十年以及永久，这一期限自公证档案的生成之日开始计算。具体保管期限的详细表格可查阅附带的清单。

对于承载着特定历史价值或巨大社会效应的公证文件，其保存期限可以设定为无限期。

第十八条，公证机构需以书面形式通知或于办公场所公开，向当事人说明公证档案的保存时限。一旦档案的保存期限届满，公证机构将不再对档案的保管负责。

对于到达保管期限的公证档案，需设立一个鉴定小组，并定期对其进行鉴定。该小组由司法行政部门的代表、公证协会的代表、公证机构的负责人以及公证机构的档案管理人员共同构成。在需要的情况下，还可邀请相关领域的专家加入。鉴定工作完成后，应形成一份公证档案鉴定意见书。

第二十条 根据鉴定结果，若公证档案在保管期限到期后仍具有保存意义，需将其保管期限予以延长，并重新确定新的保管期限。至于那些保管期限已到且不再具有保存价值的公证档案，则应予以销毁。

第二十一条 规定，公证档案的处置流程及措施必须严格遵守国家档案管理部门制定的档案销毁规范。

在销毁公证档案之前，必须保留一份档案内的公证书原件，并按照公证书的年度编号顺序进行整理归档，同时将公证登记簿和档案登记簿一并永久保存。

第五章 统计与移交

第二十三条 规定，公证机构需设立公证档案的统计规则，对档案的接纳、转交、储存、使用等各个环节实施数据统计，同时依照既定规范，将档案工作的基础信息统计报表提交给当地的司法行政机构以及档案管理部门。

第二十四条，在双方协商一致的前提下，公证机构有权依照既定规定与规范，将公证档案上交至同级别的国家综合档案馆。同时，公证机构需制作公证档案移交记录册，并对其实施长期保存。

第二十五条 规定，若公证机构的设置发生变动，则必须对公证档案进行整理，并针对以下几种情况进行处理：

（一）分立为数个公证机构的东莞万江律师，应当约定由一个公证机构代管。

合并后的公证机构应接收并负责保管各原公证机构的档案资料。

公证机构在终止运营后，对于在终止或完成注销登记手续之前所形成的档案资料，应由接续其业务的公证机构或该机构的所在地司法行政机关负责妥善保管。

在上述情况出现之后，若公证机构尚未完成相关公证案件的办理，司法行政机关将指派另一家公证机构接手处理，该指定机构需负责整理并归档所有相关公证文件和资料。

第六章 信息化建设

第二十六条要求司法行政机关、公证协会以及公证机构依照法律规定，强化公证电子档案的信息化进程，并且应大力推动公证电子档案管理信息系统的构建工作。

第二十七条，公证机构需遵循国家关于电子档案的相关规定，对公证电子文书材料进行归档、妥善保管、合理利用以及顺利移交，从而保证公证电子档案的来源真实可靠、操作流程规范、各项要素符合规定。

第二十八条，依照网络途径办理的、符合我国相关规定的公证电子文件材料，可被以电子方式存档。此类公证电子档案与传统的纸质公证档案在法律效力上完全相同。

公证机构所提供的电子档案，在经过打印成纸质文件并加盖了专用的档案证明章之后，其证明效力等同于原始档案。

第二十九条 倡导并扶持公证机构依照国家档案管理部门的相关规定，对以传统形式存储的档案进行数字化处理。

已实现数字化的历史凭证档案，一旦原件被销毁，必须保留其数字化副本以供查验。

万江镇律师?敬请于评论区发表高见，并对本文予以点赞及转发，以助广大读者把握法律与正义的界限。