员工严重违纪后拒签解除通知，HR必知的送达要点

东莞万江律师获悉

员工在严重违反规定后，对于解除劳动合同的通知拒绝接收，这种状况是人力资源管理人员常常面临的难题。去年，有一家科技公司因为快递的地址填写不准确，在劳动仲裁的过程中，直接被判定为非法解除合同，并需支付相当于18个月工资的赔偿金。这一案例揭示了90%的人力资源管理者普遍存在的认知误区——他们自以为的通知送达，在法律层面可能并不成立。

一、法律划定的送达红线圈

依据《劳动合同法》第三十九条的规定，用人单位在单方面解除合同时，必须遵守法定的送达程序。最高人民法院在《关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释（一）》第四十四条中明确指出，若解除通知未能得到有效送达，该通知将不具备法律上的约束力。

送达方式优先级为：

1. 直接送达：首选当面签收

2. 留置送达：拒收时在见证下留置文件

3. 邮寄送达：通过EMS寄送纸质文件

4. 公告送达：穷尽其他方式后的最终手段

邮寄物品必须通过邮政EMS进行投递，否则，若涉及纠纷，其他快递公司的投递凭证可能不会被仲裁机构所认可。

二、双地址邮寄的实操指南

当员工登记地址与现住址不一致时，建议采取”双管齐下”策略：

优先寄送员工提交的最新书面地址确认信息，包括入职登记表或住址变更声明。

2. 同步邮寄身份证户籍地址

3. 两个地址寄送间隔建议3个工作日

某制造企业的HR曾因仅提供现居住地信息而遭遇员工出示在外地工作的证据，最终导致企业败诉。这一事件警示我们，采用双重地址进行邮寄是有效规避法律风险的关键举措。

快递单填写规范：

– 内件品名：完整填写”解除劳动合同通知书”

– 备注栏注明：”内含重要法律文件，请本人签收”

– 保留盖有邮戳的寄件存根

– 在快递官网下载妥投证明

在构建完整的证据链时，需注意以下五个关键点：首先，在文件封装及寄件前，应拍摄全过程视频；其次，通过公司邮箱同步发送扫描件，并注明“与纸质文件一致”；再者，在通话记录中应明确告知解除决定；此外东莞万江律师，在员工管理系统中更新解除状态；最后，所有证据材料应妥善保存，至少保留两年。

特别强调：根据2023年北京朝阳区劳动仲裁委员会的统计数据，高达37%的解除争议案件因证据链不完整而使得企业方面遭遇了败诉。在这些案件中，快递包裹未标明文件名称以及未妥善保存寄件凭证的情况尤为普遍。

四、拒收场景下的破局策略

当两份快递均被退回时，可按以下步骤操作：

1. 在快递退回后3日内出具《催告签收通知》

2. 通过短信、微信、邮件三重渠道发送电子版

3. 在当地权威报纸刊登公告（需满30日）

4. 在用人单位公示栏张贴公告（拍照存档）

某零售企业的人力资源部门人员透露，他们在公告送达的同时，会同步录制并展示张贴全过程的360度视频。视频中详细记录了张贴的具体位置、文件的具体内容以及当天的报纸日期等信息。这种立体化的取证手段，在仲裁过程中得到了全面的认可和采纳。

五、90%HR都会踩的3个雷区雷区：用普通快递代替EMS

√ 正确做法：必须通过邮政特快专递雷区：未保留寄件凭证原件

将快递收据与劳动协议一并归档，需注意：在文件命名时避免使用缩写。

√ 正确做法：完整标注”解除劳动合同通知书”

某互联网企业曾遭遇快递单上标注“公司文件”的情况，导致员工声称对文件性质一无所知，结果仲裁裁决判定文件送达无效。这一事件提醒我们，文件的命名务必详尽且精确无误。

务必注意，员工若拒绝接收，切勿以微信发送扫描件来替代纸质文件的传递。只有当双方事前已通过书面形式达成一致，电子送达方式才能具备法律上的效力。

交付过程表面看似容易，实则每一步都潜藏着法律隐患。建议每三个月对员工居住地址进行核实，在劳动合同中加入相关送达条款，并设立一个专门的文件解除管理记录。一旦遭遇棘手问题，应立即向专业劳动法领域的万江律师寻求咨询，通过规范的流程来保障企业的用工安全。

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